Tips Menulis Email Follow-Up

Salah satu cara untuk berkomunikasi secara personal adalah dengan email. Salah satu jenis komunikasi dua arah ini memungkinkan kita untuk mengenal calon pelanggan secara personal, namun tidak mengganggu privasi. Anda masih dapat bertanya tentang apapun tanpa perlu mengganggu kenyamanan pribadi pelanggan karena mereka masih dapat membalasnya di lain waktu.

Sayang, kelonggaran waktu yang ditawarkan oleh email terkadang menjadi kapak bermata dua bagi kita sebagai pengirim. Karena tidak ada jangka waktu yang jelas, calon pelanggan cenderung melupakan atau bahkan mengabaikan email penawaran produk dari kita. Padahal, sebelumnya mereka sendiri yang meminta dikirimkan email.

Masalah tersebut sebenarnya dapat diatasi dengan email follow-up. Email jenis ini bertujuan untuk mengingatkan calon pelanggan akan pertemuan atau pembicaraan yang sebelumnya pernah dilakukan. Dengan demikian, kesempatan kerjasama yang sebelumnya terbuat dan sempat terlupakan akan kembali muncul sehingga usaha Anda untuk meyakinkan calon pelanggan Anda tidak sia-sia.

Namun, tidak semua email follow-up berakhir seperti yang diinginkan. Tak jarang banyak yang mengabaikan email follow-up yang kita kirimkan. Salah satu yang menjadi penyebab adalah email follow-up yang terkesan menagih. Hal ini tak jarang membuat seseorang merasa terkejar-kejar dan akhirnya memilih untuk mengabaikan saja.

Ada tiga tips menulis email follow-up yang baik dan benar. Aturan tersebut antara lain: (1) follow up di waktu yang tepat, (2) penggunaan tone yang benar serta (3) berikan penerima ‘jalan keluar’ dari email Anda.

Lantas bagaimana cara menulis email follow-up yang baik tanpa dianggap sebagai “hama” oleh calon klien? Berikut ini adalah beberapa langkah yang tepat untuk membuat email follow-up yang baik tanpa terkesan menagih berdasarkan pengalaman dari tim Penulis.ID.

1. Tentukan Tujuan Anda

Setiap email selalu dibuat dengan tujuan tertentu. Meski mungkin hanya ingin menyapa lewat email, namun tetap tujuan emailnya adalah menjalin komunikasi. Begitu juga dengan email follow-up. Apa yang Anda ingin follow-up? Setidaknya jawab pertanyaan tersebut sebelum Anda mulai menulis email follow-up. Berikut ini adalah empat tujuan utama menulis email follow-up yang wajib Anda pahami.

Anda ingin informasi – Tujuan ini adalah ketika Anda ingin mengklarifikasi sebuah informasi, mencari tahu kejelasan dalam sebuah perjanjian, atau apakah Anda diterima bekerja atau tidak.
Anda meminta untuk meeting – Anda biasanya ingin bertemu dengan calon pelanggan untuk sekedar bertemu, pitching, menawarkan produk Anda, atau meminta feedback dari pelanggan.
Anda ingin menjalin komunikasi – Ketika Anda jarang bertemu dengan koneksi tersebut dalam jangka waktu yang lama, ketika Anda mendengar berita gembira tentang mereka, atau ketika Anda ingin berbagi pengalaman tentang apa yang telah Anda capai.
Anda ingin berterimakasih – ketika berada di penghujung kontrak, Anda ingin berterima kasih kepada pelanggan Anda atas kerjasama yang telah Anda dan pelanggan Anda lakukan.

2. Bukalah dengan mengingatkan kembali pertemuan/pembicaraan sebelumnya

Tidak semua orang dapat dengan mudah mengingat sesuatu. Begitu juga dengan calon pelanggan yang mungkin memang pernah bertemu dengan Anda sebelumnya, apalagi Anda tidak memiliki hubungan yang cukup dekat dengan mereka. Tips menulis email follow-up berikutnya adalah Anda sebaiknya memberikan petunjuk tentang bagaimana Anda pada waktu yang lalu bertemu atau berkenalan dengan calon pelanggan Anda.

Petunjuk tersebut harus Anda letakkan di awal sebagai kalimat pembuka. Hal tersebut agar sang penerima email dapat langsung teringat konteks email yang Anda kirimkan. Beberapa contoh berikut adalah contoh kalimat pembuka yang dapat Anda gunakan untuk mengingatkan kembali atau berkenalan dengan calon pelanggan Anda.

Seminggu yang lalu, kita pernah bertemu di [Nama atau Lokasi Event]
Saya terinspirasi dengan Anda setelah Anda berpidato di acara [Nama Acara]
Rekan kerja saya, [Nama Lengkap Rekan Anda] menyarankan untuk mengontak Anda secara langsung.
Ketika itu, kita berdiskusi tentang …
Sekedar ingin memfollow-up email yang sempat saya kirimkan beberapa minggu yang lalu tentang [topik Anda]

3. Ujarkan tujuan Anda secara jelas

Tak perlu bertele-tele untuk mengungkapkan hal yang ingin Anda utarakan. Anda harus jujur mengungkapkan keinginan Anda untuk mengirimkan email follow-up. Langsung saja ungkapkan hal yang ingin Anda maksud di awal email. Penting bagi Anda untuk mengutarakan apapun yang Anda ingin ketahui.

Misalnya Anda ingin bertemu dengan orang tersebut. Jangan ungkapkan “Saya ingin minum kopi dan berbincang dengan Anda tentang apa yang Anda kerjakan”. Hal tersebut akan membuat seseorang merasa aneh dan ingin menghindar dari Anda. Akibatnya, Anda makin jauh dari deal.

4. Buat subyek email yang menarik

Menurut Anda, bagaimana email Anda akan mendapatkan perhatian dari penerimanya? Tentu bagaimana Anda menuliskan subyek email Anda. Subyek ibaratnya adalah sampul buku. Tak mungkin orang akan membuka bahkan membeli buku tersebut tanpa sampul yang menarik. Maka dari itu, ada baiknya Anda meracik subyek yang menarik sehingga email Anda terbaca oleh penerima.

Membuat subyek email yang menarik tidaklah sulit. Ada beberapa hal yang bisa Anda coba untuk membuat subyek email yang pasti dibuka oleh penerima email:

Gunakan angka dan penanda waktu. Email dengan angka lebih sering dibuka ketimbang Anda hanya memberikan kata singkat seperti “cepat” atau “segera”. Penerima email biasanya lebih suka sentuhan angka dalam kalimat. Misalnya “3 Hari Lagi” atau “24 Jam yang Lalu”.
Tunjukkan urgensi dengan menggunakan kata “besok”. Email dengan subyek yang mengandung kata “besok” kemungkinan lebih banyak dibuka sebesar 10% daripada tanpa kata besok.
Cobalah untuk menghilangkan subyek. Siapa sangka, orang lebih penasaran dengan email tanpa subyek sehingga angka kemungkinan untuk dibuka lebih besar 8% dari email dengan subyek.

5. Ketahui waktu follow up yang baik

Email follow-up telah jadi. Lantas, kapan sebaiknya Anda mengirimkannya? Tips menulis email follow-up berikutnya yang penting adalah memperhatikan Timing yang tepat dalam mengirimkan email follow-up akan membuahkan respon positif dari penerima email. Lantas kapan sebaiknya kita mengirimkan email follow-up? Hal tersebut ditentukan dari tujuan Anda mengirimkan email tersebut. Berikut ini adalah jeda waktu yang direkomendasikan untuk mengirimkan email follow-up:

24 jam – Email ucapan terimakasih atau setelah melakukan sebuah pertemuan atau konferensi.

1-2 minggu – Email follow up tentang permintaan meeting.

3 bulan sekali – Email follow up untuk menjalin koneksi yang baik.

6. Berikan ‘jalan keluar’

Jangan pernah melarang subscriber Anda untuk meng-unsubscribe email dari Anda. Kadang kala, tidak mengirimkan email follow-up justru memberikan hasil yang lebih baik. Ikhlaskan saja bila memang mereka ingin meng-unsubscibe diri mereka dari daftar email Anda. Kesan paksaan dan tagihan yang mereka rasakan bakal jadi boomerang bagi bisnis Anda.

Oleh karena itu, sediakanlah ‘jalan keluar’ yang mudah untuk mereka meng-unsubscribe diri dari daftar penerima email Anda. Buatlah semudah mungkin dan tanpa berbelit-belit. Tombol unsubscribe bisa diletakkan di bagian akhir email paling bawah sendiri.

Itulah tadi beberapa tips menulis email follow-up yang pasti mendapatkan respon. Meski direspon dengan baik, bukan berarti akan langsung deal. Hal tersebut tergantung pada bagaimana Anda mengeksekusi negosiasi Anda dengan calon klien. Namun, hal yang terpenting adalah Anda telah mendapatkan jawaban yang pasti terhadap pertanyaan Anda selama ini, bukan tergantung tanpa jawaban begitu saja. Email follow-up ini harus diikuti dengan conten marketing untuk hasil yang lebih maksimal.