Dalam sebuah perusahaan yang sedang mengeluarkan produk baru, press release (atau dikenal juga dengan nama news release) biasanya digunakan sebagai salah satu media publikasi yang mengandung informasi-informasi penting (5W+1H). The Small Business Encyclopedia mendefinisikan press release sebagai pernyataan singkat dan tercetak yang menguraikan fakta utama sebuah berita dalam gaya jurnalistik. Sebuah press release harus bisa dibaca seperti layaknya berita dalam koran atau media cetak lainya, ditulis dari sudut pandang orang ketiga, dan seringkali berisi kutipan atau sumber dari orang-orang terpercaya.
Press release yang dibuat oleh bagian hubungan masyarakat (public relation) sebuah perusahaan tersebut akan ditujukan kepada media massa (baik cetak maupun elektronik), stakeholders kunci, calon pelanggan atau pelanggan tetap, juga masyarakat umum. Secara garis besar, tujuannya pun hanya satu, untuk menggiring interest para wartawan atau orang-orang yang membaca press release tersebut terhadap produk baru yang dikeluarkan. Tim Penulis.ID seringkali membuat press release untuk klien yang baru saja meluncurkan produk baru.
Seperti layaknya informasi dalam koran atau majalah, press release pun memiliki standar format tertentu. Tips menulis Press release biasanya dimulai dengan informasi kontak orang yang menulis press release tersebut, terdiri dari: nama, nomor telepon, dan alamat email. Setelah itu, barulah headline dituliskan. Headline ini terdiri dari empat sampai lima kata yang menjadi kunci dari keseluruhan press release. Karena bagian ini yang akan dibaca oleh orang-prang pertama kali, headline menjadi salah satu elemen terpenting dalam press release. Jika di bagian ini saja sudah tidak menarik, maka mereka dipastikan tidak akan membaca sampai akhir bagian press release.
Setelah headline dituliskan, maka bagian yang tidak kalah penting dalam press release adalah ringkasan one-line mengenai keseluruhan acara tersebut. Sama seperti headline, ringkasan ini juga harus berisi kata-kata kunci yang bisa dibaca dengan cepat dan memotivasi mereka untuk membaca secara keseluruhan. Selain itu, karena press release sebaiknya terlihat dan terasa seperti Anda membaca koran, maka penting untuk mencantumkan lokasi dan tanggal produk tersebut diluncurkan pada bagian awal dan atas press release, seperti: 17 Agustus 2017, Kemang, Jakarta Selatan.
Paragraf-paragraf yang mengisi press release juga sebaiknya tidak terlalu panjang, sekitar 25 kata saja per paragrafnya. Walaupun demikian, isi dari press release haruslah jawaban dari pertanyaan-pertanyaan dari orang yang datang ke acara peluncuran produk baru tersebut. Yang perlu diingat, meskipun press release adalah alat yang digunakan oleh bagian hubungan masyarakat sebagai promosi, tetapi press release yang benar sebaiknya justru tidak terkesan terlalu promosi. Jika terbaca terlalu mirip promosi penjualan, maka hanya akan membuat press release tersebut kehilangan kehilangan kredibilitas di mata jurnalis.
Press release biasanya ditutup dengan deskripsi singkat mengenai perusahaan atau organisasi yang memproduksi produk baru tersebut, dibarengi dengan ajakan untuk turut aktif menggunakan dan mencari informasi lebih banyak mengenai produk tadi. Dalam istilah bahasa inggris, ajakan tersebut disebut call-to-action (CTA). CTA biasanya berupa gambar atau beberapa baris kalimat yang mendorong para pembaca press release tersebut untuk mengambil tindakan. Tindakan yang dimaksud bisa beragam, beberapa diantaranya adalah ajakan untuk mengunduh e-book, mendaftar webinar, dan mendapatkan kupon.
Bagaimana? Tips menulis press release terlihat sangat sederhana bukan? Meskipun demikian, tidak sedikit perusahaan yang masih salah dalam membuat press release. Misalnya, ketimbang menuliskan headline yang tradisional, cobalah untuk memikirkan teknik kreatif sehingga membuatnya lebih menarik. Tawarkan sesuatu yang dapat diterima oleh audiens, jangan lupa juga untuk menyertakan kalimat-kalimat yang bisa mendorong para pembaca untuk mengambil tindakan (CTA). Selain hal tadi, tips menulis pres release berikut adalah 8 kesalahan yang sering terjadi dalam pembuatan press release yang harus Anda hindari:
Menggunakan press release secara berlebihan
Press release sebaiknya dikeluarkan ketika perusahaan Anda memang memiliki sebuah cerita baru untuk dibagikan. Anda tidak perlu memaksakan diri untuk mengeluarkan press release setap bulan, apalagi jika isi press release tersebut hanya berisi informasi-informasi perusahaan yang tidak terlalu krusial.
Tidak mencantumkan call-to-action (CTA)
Press release memang sengaja dibuat untuk mendapatkan eksposur dan meningkatkan visibilitas produk baru perusahaan Anda. Namun, kebanyakan fokus perusahaan hanya berhenti sampai disitu dan melupakan elemen lain yang padahal tidak kalah penting. Call-to-action (CTA) adalah elemen penting lain yang dimaksud. CTA menawarkan cara bagi para pembaca press release untuk belajar lebih banyak tentang produk yang baru saja perusahaan luncurkan.
Penggunaan bahasa yang sama seperti menulis dalam blog atau website
Tips menulis press release tidak sama dengan menulis untuk blog atau website perusahaan. Blog atau website memiliki implikasi dengan search engine optimization (SEO) dan bagian dari upaya peningkatan penjualan, sedangkan press release lebih merujuk pada penggunaan bahasa yang lebih halus, menghasilkan cerita yang bagus dengan aspek-aspek menarik, dan sifat promosi yang tidak terlalu menonjol. Meskipun juga bisa digunakan sebagai alat promosi, penggunaan bahasa pada press release haruslah berada pada koridor yang benar (sesuai dengan aturan jurnalistik) dan tidak boleh terlalu menjual.
Press release yang profesional juga sebaiknya memiliki tata bahasa yang baik dan benar. Untuk itu, cobalah untuk membaca, mengoreksi, mengedit, membaca dan mengoreksi kembali tata bahasa dalam press release yang Anda buat, sehingga ketika merilis press release tersebut, Anda telah yakin bahwa itu ditulis dengan baik, benar diformat dan bebas dari kesalahan.
Tidak menggunakan tanda baca yang tepat
Selain olah bahasa, kesalahan lain yang sering ditemukan dalam pembuatan press release adalah penggunaan tanda baca yang tidak tepat. Padahal, para wartawan yang hadir biasanya selalu berkejaran dengan waktu dan deadline. Ketimbang memperberat pekerjaan mereka, cobalah untuk membuat press release yang siap untuk diterbitkan sehingga memudahkan pekerjaan mereka.
Press release yang seperti ini akan membuat para wartawan tidak perlu membuang banyak waktu untuk mengecek semua yang telah Anda tulis. Hal ini juga akan memberikan reputasi yang solid. Anda akan dianggap sebagai seseorang yang andal dalam merilis press release yang berkualitas setiap saat. Hubungan yang baik antara press release dan wartawan akan membuat produk-produk baru Anda di kemudian hari lebih mudah untuk diulas dan diterbitkan oleh para wartawan tersebut.
Tidak memedulikan visual
Press release memang “hanya” informasi baru mengenai perusahaan yang dicetak dalam lembaran-lembaran kertas atau dikirim secara digital. Walaupun demikian, bukan berarti Anda tidak terlalu memperhatikan visual di dalamnya. Dikutip dari Forbes, sebuah studi terbaru mengatakan bahwa visual seperti info grafis, gambar, dan konten kreatif lainnya dapat meningkatkan kredibilitas sebuah press release. Visual-visual tersebut juga bisa memberikan pemahaman para pembaca tentang subjek tersebut. Karena ada beberapa hal yang tidak bisa dijelaskan melalui kata-kata, salah satu cara press release dimuat di media adalah menggunakan dukungan aset visual.
Tips menulis press release (Photo Credit: ImageCreator)
Memanfaatkan press release sebagai SEO
Press release tidak seharusnya dibuat untuk membangun peringkat dalam SEO. SEO dan promosi sebuah produk memang mendapat keuntungan dari dirilisnya press release, namun akan menjadi salah jika tujuanmu semata hanya untuk SEO. Hubungan masyarakat yang baik biasanya akan memberikan hasil SEO yang baik. Oleh sebab itu, ketimbang terlalu memperhatikan peringkat SEO melalui press release, lebih baik Anda menggunakan press release untuk mengkomunikasikan informasi penting. Manfaat SEO akan terjadi secara alami kok.
Menggunakan sudut pandang orang pertama
Kesalahan ini biasanya paling sering terjadi dalam sebuah pembuatan press release, padahal press release yang benar seharusnya berisi promosi penjualan besar yang membahas fitur, fungsionalitas, dan cara kerjanya menguntungkan bisnis. Oleh sebab itu, tips menulis press release berikutnya adalah hindari untuk menggunakan sudut orang pertama. Elizabeth Edwards, seorang public relation dari Volume, dalam Forbes merekomendasikan untuk membuat press release yang ditulis dari kacamata audiens.
Jangan pernah gunakan kalimat “Saya pikir bahwa” atau “Kami melakukan ini karena” dalam sebuah press relase. Anda harus membayangkan bahwa ada orang lain yang sedang menceritakan kisah dari produk baru Anda setiap Anda menulis press release. Jika Anda masih tidak terbiasa menggunakan sudut pandang orang ketiga, ambil dan bacalah sebuah koran, lalu lihat bagaimana cerita ditulis disana. Anda akan melihat bahwa semua cerita diambil dari sudut pandang orang ketiga, membuat seolah-olah wartawan itu memberi tahu pembaca tentang seseorang atau sesuatu yang lain.
Tidak memberikan cukup infomasi
Sempat disinggung diatas bahwa press release harus berisi informasi-informasi lengkap (terdiri dari 5W+1H). Hal ini bertujuan supaya semua pertanyaan orang yang hadir dalam peluncuran produk baru perusahaan Anda sedikit banyak bisa terjawab oleh press release yang telah dibuat. Namun jika Anda tidak memberikan informasi yang cukup dalam press release tersebut, jangan harap orang-orang yang hadir, khususnya wartawan dapat memahami produk yang baru Anda luncurkan.
Press release juga bisa dibilang sebagai presentasi fakta-fakta mengenai sebuah produk yang baru diluncurkan, biasanya ditujukan untuk para wartawan yang kemudian digunakan sebagai panduan mereka dalam menulis berita. Berita-berita hasil tulisan para wartawan tadi kemudian digunakan untuk menjangkau target pasar yang lebih luas lagi.
Cara press release dimuat di media
Ketika membuat press release, tentu Anda berharap agar kontennya dimuat di media. Setelah mengetahui hal-hal yang perlu dihindari, kini saatnya Anda mengetahui cara press release dimuat di media. Yuk, simak cara singkat di bawah ini!
- Kemas press release secara menarik. Pengemasan tulisan termasuk judul, 5W+1H, serta penyusunan klaimat yang menarik.
- Lengkapi dengan kutipan relevan. Berita biasanya ditambah dengan kutipan untuk menekankan informasi yang disampaikan. Sehingga, Anda bisa melengkapi press release dengan kutipan dari CEO, Head of Corporate Communication, atau jabatan lain sesuai pembahasan.
- Berikan informasi yang jelas. Seperti sempat disinggung di atas, Anda perlu memerhatikan tata bahasa agar informasi tersampaikan secara jelas. Jangan bertele-tele atau menyampaikan hal-hal kurang penting.
- Cantumkan kontak yang bisa dihubungi. Berikan kesempatan bagi media untuk menghubungi Anda. Ini memberikan kesan terbuka, sekaligus membuka peluang bagi Anda dalam mengurangi kesalahpahaman.
Meskipun bagi sebagian orang press release dipandang kurang bisa memberikan ledakan seperti layaknya media sosial dan revolusi digital, press release tetap dinilai sangat efektif dalam memberikan citra perusahaan yang positif, cara yang bagus untuk meningkatkan profil perusahaan, dan menarik pelanggan atau anggota audiens baru. Sampai sini, sudahkah Anda tahu bagaimana cara press release dimuat di media? Kalau perlu bantuan, jangan sungkan memanfaatkan jasa profesional untuk menuliskannya. Semoga tips menulis press release di atas bisa memberi Anda inspirasi ya!
Dior Asning Kosyu
Latest posts by Dior Asning Kosyu (see all)
- Tips Mengatur Manajemen Social Media Bagi Influencer - March 11, 2019
- Cara Mempromosikan Produk Ke Millenial - March 8, 2019
- 8 Trik Menjadi Influencer Instagram yang Paling Dicari - March 6, 2019
