Pada umumnya, setiap perusahaan mengeluarkan yang namanya press release pada waktu-waktu tertentu. Biasanya, peluncuran press release ini dilakukan secara berkala. Namun bagi beberapa perusahaan, publikasi press release hanya dilakukan jika ada acara-acara tertentu. Press release berisi mengenai berita atau hal terbaru mengenai perusahaan tersebut yang ingin dibagikan kepada publik. Dengan press release, publik jadi tahu update terbaru mengenai perusahaan tersebut. Oleh sebab itu, press release memungkinkan sebuah perusahaan untuk dikenal lebih luas oleh masyarakat luas.
Biasanya, penyusunan press release ini dilakukan oleh bagian public relations dalam suatu perusahaan. jika perusahaan tersebut tidak memiliki seorang public relations, press release juga bisa dikerjakan oleh bagian sekretarisnya. Karena press release ini nantinya akan mempengaruhi citra masyarakat terhadap perusahaan Anda, maka ketika menyusun kontennya Anda harus berhati-hati. Pastikan konten tersebut tidak kontroversial dan mendapatkan respons positif dari masyarakat. untuk dapat membuat press release yang ideal, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan. Berikut cara menulis press release berdasarkan pengalaman dari tim Penulis.ID. Anda juga bisa mengetahui bagaimana cara press release dimuat di media, lho!
Tentukan Tema yang Akan Dipilih
Cara menulis press release yang pertama adalah menentukan tema. Biasanya, sebuah perusahaan menggelar acara-acara tertentu berdasarkan momen-momen terkait. Misalnya, memasuki bulan Ramadhan, sebuah perusahaan menggelar acara buka puasa bersama anak yatim. Menentukan tema merupakan salah satu cara menulis press release yang baik. Tema ini yang nanti kemudian akan dijadikan sebagai judul utama untuk menarik minat pembaca tentunya.
Semakin sering perusahaan Anda menggelar acara terkait terkait hari-hari besar atau momen-momen tertentu, maka jangan lupa untuk menyusun press release. Hal ini akan membuat perusahaan Anda dikenal oleh masyarakat luas. Pada umumnya, perusahaan-perusahaan besar melakukannya untuk semakin dikenal dan mendapat tempat di hati para konsumernya.
Ada kalanya judul yang disesuaikan dengan tema ternyata memiliki panjang yang kurang ideal jiak dipampang di halaman utama namun Anda ingin menunjukkan pada pembaca mengenai tema tersebut secara menyeluruh. Nah, agar pesan tetap dapat tersampaikan dengan baik, maka Anda bisa meletakkannya pada bagian sub judul. Bagian sub judul yang dicetak lebih tebal juga bisa menarik perhatian pembaca. Jadi, meskipun judul yang Anda buat pendek, tapi maksud Anda tetap dapat tersampaikan berkat bantuan subjudul.
Menggunakan Pola General-Spesifik
Cara menulis press release juga tidak perlu terlalu panjang karena justru akan membuat pembacanya bosan. Jika pembaca bosan, maka ia pun akan berhenti membaca walaupun masih di tengah cerita. Alhasil, pesan Anda pun tidak tersampaikan dengan baik kepada pembaca. Pada umumnya, press release terdiri dari maksimal dua halaman. Jika terlalu banyak akan membuat membaca bosan, namun jika terlalu sedikit juga bukan hal yang baik. Press release yang terlalu pendek membuat info yang disajikannya dangkal sehingga kurang menarik bagi yang membacanya.
Alur press release juga harus diperhatikan, apakah Anda menggunakan pola dari umum ke khusus atau khusus ke umum. Pola dari umum ke khusus maksudnya, Anda akan menulis hal-hal yang sifatnya umum dari apa yang ingin Anda sampaikan. Biasanya ini berisi informasi mendasar mengenai kapan, acara tersebut dilaksanakan, siapa saja pelakunya, di mana acara digelar, dan apa latar belakangnya (misalnya untuk memperingati hari besar tertentu)
Lalu selanjutnya di paragraf berikutnya Anda bisa menjelaskan lebih detail tentang bagaimana acara tersebut berlangsung. Jangan lupa untuk mencantumkan ujaran langsung orang yang berpengaruh pada acara tersebut. selain itu, Anda juga bisa menyertakan beberapa pendapat dari tokoh lainnya. Hal ini berguna untuk meyakinkan pembaca bahwa press release tersebut bukan fiksi.
Sebaliknya, Anda juga bisa menerapkan metode piramida terbalik untuk cara menulis press release ini. Namun dibanding menulis dengan pola seperti ini, pola dari umum ke khusus lebih baik karena pada umumnya orang tertarik mengenai informasi mendasar dan dilanjutkan membaca lebih jauh seiring rasa penasaran mereka tumbuh.
Jangan Lupakan Gambar
Kalau Anda lihat di media-media cetak, gambar adalah hal yang cukup penting untuk menarik minat pembaca. Oleh sebab itu, agar press relase Anda lebih menarik jangan lupa untuk mencantumkan gambar berkaitan dengan tema yang anda pilih. Kalau satu gambar saja tidak cukup, maka beri 2 hingga 3 yang menampilkan aktivitas berbeda. Misalnya jika Anda ingin menulis press release mengenai perayaan acara ulang tahun perusahaan dengan mengundang artis ibukota, maka tunjukkan gambar tokoh petinggi perusahaan Anda yang sedang berbincang atau juga gambar artis ibukota tersebut yang sedang manggung.
Foto-foto ini akan menunjukkan meriahnya acara yang Anda gelar dan pembaca akan semakin penasaran untuk membaca lebih jauh lagi hingga paragraf terakhir. Pesan yang ingin Anda utarakan pun juga akan tersampaikan ke pembaca. Dibanding press release yang hanya memiliki judul, pemberian gambar yang menarik bisa menarik minat masyarakat untuk membacanya.
Periksa Kembali Ejaan
Setelah selesai menyusun, tips menulis press release selanjutnya adalah menelitinya kembali sebelum dikirimkan ke media cetak. Pastikan tidak ada hal-hal janggal atau yang bisa memicu kontroversi di kalangan pembaca. Selain itu, memeriksa ejaan, tanggal serta penulisan nama-nama tertentu juga tidak boleh dilewatkan. Terkadang hal-hal kecil seperti typo bisa membawa pada perdebatan tertentu. Misalkan jika perusahaan Anda menggelar acara charity untuk panti asuhan dengan menyumbangkan sejumlah uang dan Anda salah menulis jumlah digitnya, hal ini bisa menimbulkan persepsi masyarakat yang berbeda mengenai perusahaan Anda.
Memang memeriksa penulisan ejaan ini adalah urusan sang editor, namun editor juga manusia Jadi tak ada salahnya Anda memeriksanya terlebih dahulu, apa lagi untuk penulisan nama dan gelar. Tim kami di Penulis.ID benar-benar memastikan press release yang kami tulis untuk klien telah bersih dari kesalahan typo.
Jangan Lupa untuk Mencantumkan Contact Person
Ketika menulis sebuah press release untuk dikirimkan ke media cetak, Anda tak boleh lupa untuk mencantumkan nomor telepon yang bisa dihubungi. Tidak menutup kemungkinan Anda melakukan kesalahan dalam menulis dan pihak editor ingin mengonfirmasi hal tersebut kepada Anda. dengan nomor telepon tersebut, editor dapat dengan mudah menghubungi Anda dan melakukan pembetulan. Dengan begitu hal ini bisa menghindari salah paham dalam penulisan press release.
Lupa mencantumkan contact person, ketika editor mengedit tulisan press release Anda dan menemukan hal yang janggal namun ia tidak bisa mengonfirmasi hal ini pada Anda, bisa berisiko membuat press release Anda akan di-publish dalam kondisi apa adanya. Kemungkinan lain yakni, tulisan Anda tak akan kunjung di-publish hingga sang editor mendapatkan konfirmasi dari Anda.
Jangan Lupa Konfirmasi dengan Pihak-Pihak Lain yang Berkaitan
Ketika sesudah selesai menulis naskah press release dan meneliti semua ejaannya, tips menulis press release yang berikutnya adalah Anda harus mengonfirmasi kebenaran yang ada di dalamnya kepada pihak-pihak terkait. Mintalah persetujuan dari atasan Anda jika perlu minta kritik dan saran untuk menambahkan barang kali ada informasi yang lupa Anda selipkan di dalamnya. Selain ke atasan, cek juga dengan pihak-pihak lain yang terkait yang Anda cantumkan di dalam penulisan press release tersebut. Jadi, tidak ada pihak yang dirugikan jika semisal terjadi kesalahan dalam penulisan informasi tertentu.
Langkah Selanjutnya Setelah Menulis Press Release
Setelah press release sempurna, kini siap untuk dikirim ke media cetak. Pilih media sesuai dengan keinginan dan kebutuhan Anda. Anda bisa mengirimkan naskah secara langsung dengan mendatangi kantor media cetak yang ada di kota Anda ataupun mengirimkan secara langsung melalui email. Tentu saja, yang lebih praktis adalah mengirim lewat email karena Anda tak perlu membuang-buang tenaga dan waktu. Dengan email, Anda bisa melakukannya hanya dalam hitungan menit.
Namun, perlu diingat bahwa setelah pengiriman email, bukan berarti tugas Anda sebagai penulis press release selesai. Ingat, media cetak juga memiliki naskah-naskah lain yang pastinya mengantre untuk diedit dan di-publish. Anda tidak tahu naskah Anda mendapatkan urutan ke berapa untuk segera diedit. Anda juga tidak tahu seberapa tinggi prioritas naskah Anda sehingga penting untuk selalu mem-follow up pihak media cetaknya.
Semisal jika telah melewati jatuh tempo tetapi naskah Anda tak kunjung dipublikasikan, bisa jadi naskah Anda terselip di antara naskah yang lainnya sehingga Anda yang harus aktif untuk menanyakannya. Kalau perlu, satu hari setelah mengirim email ternyata press release belum dipublikasi, Anda bisa langsung menghubungi pihak media cetaknya lagi. Jika memungkinkan, jangan menghubungi lewat email karena dikhawatirkan email masuk dari Anda akan tertumpuk dengan email naskah dari orang lain. Sebaiknya menghubungi contact person-nya secara langsung. Jika perlu, Anda tak hanya memiliki satu nomor contact person saja, tapi juga editor, jurnalis, dan juga redaktur sehingga Anda bisa terus update mengenai kapan press release Anda akan diterbitkan.
Satu hal yang perlu Anda ketahui, walaupun press release bertujuan untuk mengenalkan perusahaan Anda pada dunia luar, press release bukanlah ajang untuk mendulang nilai penjualan sehingga produk dari perusahaan makin dikenal oleh masyarakat, tapi lebih ke penyampaian informasi. Jadi, jangan sampai salah karena ini akan mempengaruhi gaya penulisan Anda. Press release berisi gaya bahasa yang padat dan jelas, tidak seperti iklan yang mensugesti masyarakat untuk membeli produk kita.
Cara Press Release Dimuat di Media
Selain tujuh kunci di atas, apakah Anda masih ragu bagaimana cara press release dimuat di media? Simak poin-poin di bawah ini!
- Buat headline menarik. Headline menimbulkan kesan pertama untuk press release Anda. Sehingga, pastikan headline sudah memuat informasi news-worthy yang baru
- Masukkan kutipan dari perusahaan. Adanya kutipan sangat membantu jurnalis dalam memuat berita Anda. Melalui kutipan, informasi yang disampaikan pun memiliki penekanan
- Susun informasi secara jelas. Jika struktur dan tata bahasa dari rilis Anda berantakan, penerimanya pun telanjur malas menyimaknya, apalagi mempublikasikannya.
- Tinggalkan kontak pihak perusahaan. Media sebagai penerima press release bisa saja melakukan follow-up jika ada pertanyaan terkait rilis Anda. Sebagai public relations,
Perusahaan yang telah memiliki nama dan cukup besar, pada umumnya akan mengeluarkan press release secara reguler, terutama jika ada momen yang bisa membuat perusahaan tersebut mendapatkan citra baik dari masyarakat, maka perusahaan tidak akan menyia-nyiakannya. Sebagai pemilik perusahaan, Anda tentunya ingin perusahaan Anda dikenal oleh masyarakat secara luas, bukan? Untuk itu, ada baiknya Anda melakukan cara membuat press release yang ideal, sekaligus memahami cara press release dimuat di media.
Bagaimana, sudahkah Anda siap mempraktikkan cara membuat press release yang ideal? Apabila butuh bantuan ahlinya, konsultasikan saja dengan content marketing agency dengan pengalaman menulis press release.
Featured image credit: commons.wikimedia.org
zodiak
Latest posts by zodiak (see all)
- Social Media Marketing Strategy Untuk Pemula - January 24, 2018
- Marketing di Snapchat, Bisakah Digunakan Oleh Brand? - January 17, 2018
- Tips Email Marketing: Optimisasi Subjek Email - January 15, 2018
